Préparer le dossier de commande
Alignez spécification finale, échantillon, quantités et documents commerciaux dans un dossier courant. Les valeurs à discuter peuvent rester inconnues.
Exemple de dossier : le devis cite la fiche R2, l'échantillon validé porte R3 et un coloris reste en attente. Trois pièces jointes ne suffisent pas. Alignez la version matière, notez la condition ouverte et demandez aux responsables quelles étapes peuvent avancer avant toute instruction générale de lancement.
Informations nécessaires à la décision
Rassemblez spécification finale, validations d'échantillon, quantités et devis accepté avec leurs versions. Identifiez les parties réelles dans les documents commerciaux. Ajoutez contrôles convenus, emballage, identification des rouleaux, documents et calendrier. La fiche ne remplace pas l'acceptation formelle.
Repérer les conditions manquantes
| Écart à vérifier | Justificatif attendu | Action avant lancement |
|---|---|---|
| Devis et échantillon différents | Article et version communs | Corriger la référence commerciale |
| Répartition différente du total | Rapprochement des quantités | Confirmer tous les coloris |
| Contrôle dit standard | Méthode, périmètre et responsable | Définir la tâche réelle |
| Date cible présentée comme engagement | Confirmation du fournisseur | Clarifier conditions et jalons |
Préparer l'action suivante
Faites identifier par chaque destinataire la version examinée. Consignez confirmation, correction ou question pour chaque point : une absence de réponse ne constitue pas une validation. Après changement, redistribuez les documents concernés et indiquez les anciens fichiers remplacés, tout en conservant leur historique.
Copier et remplir la fiche
Article final et version: ____________________ Échantillons validés et périmètre: ____________________ Quantité par coloris et unité: ____________________ Devis accepté et documents commerciaux: ____________________ Méthodes de contrôle et responsables: ____________________ Conditions de départ et jalons: ____________________ Emballage, rouleaux et documents: ____________________ Conditions ouvertes et version du dossier: ____________________
Avant de passer à l'étape suivante
Avant lancement, rapprochez quantités et conditions ouvertes avec leurs responsables. Confirmez qui contrôle quoi et selon quelle référence. Vérifiez planning, emballage et documents. Une substitution impose l'examen des spécifications, validations et conditions commerciales concernées.
Questions avant le lancement d'une commande tissu
Peut-on commander avec une validation d'échantillon en attente ?
Exposez le point ouvert et demandez des instructions écrites sur les étapes permises et leurs conditions. La décision appartient aux responsables de la commande. Une fiche de suivi ne peut pas autoriser seule la production.
Que faire si le devis est correct mais la fiche est ancienne ?
Demandez des documents portant le même article final et la même version, sans simplement renommer l'annexe. Vérifiez les conséquences sur prix, quantité, validations, contrôles et calendrier avant de clôturer l'écart.
À qui transmettre le dossier final ?
Aux responsables achats, fournisseur, qualité et confection qui doivent exécuter ses décisions. Précisez leurs rôles et diffusez la version actuelle. Limitez les données partagées au nécessaire et attribuez chaque tâche ouverte à une personne.