Écrivez la fonction que le témoin doit remplir
L’échantillon scellé ou témoin peut servir de référence physique convenue pour certains attributs. Dites si la décision porte sur couleur, main, dessin, finition ou ensemble défini. Reliez-la au vêtement, à l’article et à la révision. Un sceau ou une signature isolée ne vaut pas une autorisation générale. Essais, quantités ou calendrier peuvent rester ouverts même lorsque l’aspect est retenu. La fiche doit rendre la portée compréhensible par une autre personne que le réviseur initial.
Identifiez l’objet et ses documents associés
Attribuez numéro d’échantillon, révision, article, coloris et finition avec les noms que les parties reconnaissent. Notez réception, date de revue, responsable et fiches liées. Photographiez la référence identifiée pour le dossier, en gardant le témoin physique lorsque sa fonction le demande. Si des exemplaires sont conservés par plusieurs parties, précisez leur relation. L’image du sceau ne reproduit pas la main et ne prouve pas l’équivalence de toutes les copies physiques.
Une couleur approuvée valide-t-elle la composition ?
Non. Nommez chaque attribut examiné et laissez le reste ouvert. La décision concerne l’objet, la version et la portée effectivement revus.
Formulez une décision avec limites et conditions
Une acceptation exploitable décrit attributs examinés, conditions d’observation et questions restantes. Un accord de couleur garde séparés main, stabilité ou essais non réalisés. Si une décision est conditionnelle, écrivez chaque condition comme une action ouverte. Ne marquez pas approuvé pour fabrication lorsqu’on autorise seulement un essai suivant. Le responsable qui confirme doit distinguer préférence, résultat observé et décision formelle ; ces niveaux ne se ferment pas par le seul choix d’un état dans un outil.
Utilisez date, portée et confirmation active
Le suivi exige portée, date valide et confirmation du réviseur pour enregistrer une décision approuvée. Modifier une identité ou une donnée pertinente réinitialise décision approuvée et confirmation actuelles. Une nouvelle révision conserve identité et historique sans hériter de l’approbation. Ces limites rendent le registre plus cohérent ; elles ne constituent pas un système d’autorisation d’usine et ne vérifient pas les déclarations saisies. Le responsable doit toujours communiquer la décision et son contexte au projet.
Une version nouvelle garde-t-elle l’approbation ?
Pas automatiquement. Reliez les versions, expliquez le changement et reprenez les attributs affectés. L’historique conserve la décision antérieure avec sa portée.
Scénario illustratif : couleur retenue, finition encore ouverte
Une équipe accepte seulement la couleur de S-2 contre une référence et sous la lumière convenue. La finition attend un montage. Avec S-3 et une finition modifiée, elle conserve S-2 dans l’historique et ouvre une nouvelle revue. La décision ancienne reste pertinente pour l’objet initial mais ne couvre pas automatiquement la surface nouvelle ou un lot entier. Les identifiants sont fictifs ; le scénario ne représente pas un accord ou un échantillon réel de Fred.
Reliez le témoin à la revue de fourniture
Pour une coupe ou un lot ultérieur, comparez les attributs convenus au témoin identifiable selon la procédure retenue. Notez écarts et demandez clarification avant d’étendre la décision. Le témoin ne remplace ni rapport d’essai ni inspection nécessaire. Il ne fixe pas à lui seul tolérance, méthode de mesure ou résolution d’un désaccord. Ces conditions doivent être convenues pour la matière et l’opération commerciale, afin que la comparaison puisse être utilisée sans interprétation implicite.
Le témoin remplace-t-il le rapport d’essai ?
Non. Référence physique et résultat de méthode remplissent des fonctions différentes. Gardez les deux lorsqu’aspect et prestation doivent être démontrés.
Conservez un dossier lisible et un état actuel distinct
Réunissez identité du témoin, fiche matière, décision datée, portée, points ouverts et relation au devis ou à la commande. Séparez historique et revue actuelle, et expliquez ce qui change lors d’une nouvelle version. L’équipe doit pouvoir trouver la référence qui guide la prochaine comparaison sans relire tous les messages. Copier la fiche ne transmet pas une approbation : envoyez expressément la décision par le canal choisi et conservez la réponse liée au projet.
| Point de décision | Contrôle utile | Résultat à conserver |
|---|---|---|
| Identité | Numéro, article, coloris et révision | Référence retrouvable |
| Décision | Portée, date et responsable | Approbation limitée |
| Modification | Changement et revue nécessaire | Nouvel accord ouvert |
FICHE DE TÉMOIN Projet / article / coloris : […] Échantillon et révision : […] Attributs et conditions examinés : […] Accepté pour : […] Non examiné / points ouverts : […] Date et responsable : […] Confirmation expresse : […] Lien au devis ou à la commande : […] Changement nécessitant une autre revue : […]