Defina la decisión que la muestra debe representar
Una muestra sellada puede servir como referencia física acordada para determinados atributos, pero su función debe escribirse. Indique si la decisión cubre color, mano, dibujo, acabado o un conjunto identificado. Relacione la muestra con prenda, artículo y versión. No utilice el sello o una firma aislada como autorización general: otras cuestiones, como ensayos, cantidades o calendario, pueden seguir abiertas aunque la superficie observada resulte aceptable.
Identifique objeto, estado y documentación asociada
Asigne código de muestra y revisión, referencia del tejido, color y acabado; use denominaciones que ambas partes puedan reconocer. Registre fecha de recepción, revisión, responsable y documentos relacionados. Fotografíe la muestra identificada para el expediente, manteniendo la referencia física cuando sea necesaria. Si existen ejemplares retenidos por comprador y proveedor, aclare cómo se relacionan. Una foto del sello no reproduce tacto ni demuestra que todas las copias físicas sean equivalentes.
¿Aprobar color aprueba también composición?
No. Escriba cada atributo revisado y deje el resto abierto. La aceptación debe limitarse a lo observado y confirmado para esa muestra y revisión.
Escriba una aceptación con límites explícitos
Una frase útil indica atributos revisados, condiciones de evaluación y puntos pendientes. Por ejemplo, una aceptación de color deja separados tacto, cambio dimensional y ensayo si no se comprobaron. Si la aceptación tiene condiciones, convierta cada una en una acción y estado pendiente. No registre aprobado para producción cuando el comprador solo autorizó realizar otra prueba. La persona que confirma debe comprender la diferencia entre preferir una muestra y cerrar una decisión formal.
Use fecha, alcance y confirmación activa
La herramienta de seguimiento requiere alcance, fecha válida y confirmación del usuario para registrar una decisión aprobada. Si se cambia la identidad o información relevante, la aprobación y confirmación actuales se reinician. Al crear una nueva revisión, se conservan referencias e historial, pero no se hereda aprobación. Estas restricciones ayudan a mantener coherencia del registro; no convierten la herramienta en un sistema de autorización de fábrica ni verifican la identidad de quien aportó una respuesta.
¿Una nueva muestra conserva la aprobación anterior?
No automáticamente. Relacione las revisiones y explique qué cambió; vuelva a decidir sobre los atributos afectados. El historial conserva el resultado anterior con su alcance.
Ejemplo ilustrativo: el color se acepta, el acabado sigue abierto
Un comprador revisa la muestra S-2 y acepta únicamente un color contra una referencia física en la iluminación acordada. El acabado aún necesita una prueba de montaje. Cuando recibe S-3 con otro acabado, mantiene S-2 en el historial y abre una nueva revisión. La aceptación anterior sirve como evidencia de esa decisión de color, pero no cubre automáticamente la nueva superficie o todo el lote. Las identificaciones del ejemplo son ficticias y no representan decisiones de Fred.
Vincule la referencia a la revisión del suministro
Cuando llegue un corte o lote posterior, compare atributos acordados con la referencia identificada y según el procedimiento convenido. Registre diferencias y solicite aclaración antes de ampliar una aceptación. Una muestra sellada no reemplaza un ensayo o una inspección que el proyecto requiera. Tampoco define por sí sola tolerancias, medidas ni solución de discrepancias; esos criterios necesitan acuerdo aplicable al artículo y a la operación comercial.
¿La muestra sellada sustituye un informe de ensayo?
No. Una referencia física y un resultado de método de ensayo responden a funciones distintas. Conserve ambos si el requisito necesita comparación visual y evidencia técnica.
Prepare un expediente que otro responsable pueda entender
Entregue referencia de muestra, ficha del artículo, decisión con fecha y alcance, pendientes y relación con oferta o pedido. Separe historial de estado actual y mantenga visible por qué una revisión nueva necesita otra decisión. El comprador debe poder distinguir qué versión guía la comparación sin leer toda la conversación. Copiar la ficha no envía una aprobación: comunique expresamente el resultado por el canal elegido y conserve la contestación que corresponda al proyecto.
| Punto de decisión | Comprobación necesaria | Salida para el comprador |
|---|---|---|
| Identidad | Código, revisión, artículo y color | Referencia localizable |
| Decisión | Alcance, fecha y responsable | Aceptación limitada |
| Nueva versión | Cambio y comprobación necesaria | Aprobación pendiente |
REGISTRO DE MUESTRA SELLADA Proyecto / artículo / color: […] Muestra y revisión: […] Alcance revisado y condiciones: […] Aceptado para: […] No evaluado / pendientes: […] Fecha y responsable: […] Confirmación expresa del comprador: […] Relación con oferta o pedido: […] Cambio que exige nueva revisión: […]